Rangkuman Materi UAS Mata Kuliah Manajemen Proyek

37. Pengelolaan Komunikasi dan Laporan Proyek

            Tujuan pengelolaan komunikasi proyek secara keseluruhan adalah menetapkan adanya hubungan antara personil, gagasan, dan informasi yang penting untuk mencapai keberhasilan. Pengelolaan komunikasi proyek adalah bidang ilmu pengetahuan yang diperlukan untuk memastikan bahwa sumber pengumpulan, penyebaran, penyampaian dan disposisi terakhir dari informasi proyek terlaksana tepat waktu dan benar. Pendekatannya terdiri dari Perencanaan Komunikasi, Distribusi Informasi, Laporan Kemajuan dan Penutupan Administrasi.

37-1 Laporan dan Rapat Berkala

Laporan ini merupakan salah satu bentuk laporan kemajuan proyek bisa mingguan atau bulanan. Laporan ini akan memberi keterangan tentang hal-hal seperti Gambaran kemajuan proyek dan identifikasi persoalan.

A.    Peserta Rapat

Rapat berkala disini adalah rapat antara pelaksana implementasi fisik, misalnya kontraktor utama dan pemilik

B.     Isi Laporan Berkala

Dalam proyek berukuran besar laporan berkala dipakai sebagai bahan utama dalam rapat dengan tim pemilik, dan kemudian dikirim kepada pimpinan proyek dan pimpinan perusahaan pemilik maupun kontraktor termasuk manajer fungsional yang ikut berperan dalam proyek. Sistematika laporan bulanan pada umumnya adalah sebagai berikut:

1.      Executive Summary, yaitu ringkasan kemajuan proyek dan permasalahan yang dihadapi

2.      Uraian kemajuan kegiatan engineering, pengadaan, pabrikasi dan konstruksi.

3.      Laporan pembiayaan proyek

4.      Rencana kegiatan sampai dengan dua bulan mendatang

5.      Segi segi yang mengandung kerawanan

37-2  Rapat dan laporan Mingguan, Koordinasi, Konsultasi, dan DRM

A.    Laporan Mingguan dan Rapat Koordinasi

Laporan dan rapat mingguan mengupas kegiatan operasional jangka pendek dilapangan atau kantor pusat, yang berkaitan dengan pencapaian kemajuan proyek

B.     Laporan Kegiatan Konsultasi

Sama halnya terhadap jasa kontraktor, salah satu mekanisme yang efektif dalam memantau dan mengendalikan kegiatan konsultasi adlah dengan mengadakan laporan dan rapat. Bentuk laporan pada umumnya sebagai berikut

1.      Laporan Pertama

Laporan yang berisi tentang hal-hal yang berkaitan dengan persiapan implementasi pekerjaan, dan menunjukkan indikasi apakah segala sesuatu telah dilaksanakan sesuai dengan kerangka acuan dan kontrak.

2.      Laporan Berkala

Laporan ini menjelaskan kemajuan pekerjaan yang sedang ditangani yang bermaksud membuat klien dapat mengikuti perkembangan lingkup tugas yang diberikan dari waktu ke waktu.

3.      Laporan Akhir

Laporan akhir berisi uraian menyeluruh perihal tugas yang diberikan sesuai dengankerangka acuan

            Rapat pengkajian desain merupakan milestone yang penting terutama bagi proyek telekomunikasi. DRM amat strategis dalam arti menjadi check point aspek teknis antara kegiatan site survey, desain engineering dengan manufaktur, yang dilanjutkan dengan instalasi.

37-3. Jenis Grafik Pendukung Laporan

            Grafik atau kurva yang umumnya menyertai laporan proyek tujuannya untuk menyajikan suatu gambaran yang lebih jelas dan mudah ditangkap dari situasi atau status objek yang sedang dibahas. Grafik tersebut dapat membentuk grafik kecenderungan, bagan balok, lingkaran dan berlapis-lapis.

38. Kebijakan dan Prosedur  

38-1  Arti dan Kegunaan Kebijakan dan Prosedur    

Kebijakan dapat diartikan sebagai pernyataan yang memberikan petunjuk dalam masalah pengambilan keputusan yang memberikan batasan kegiatan nana yang boleh dan tidak boleh dilakukan dalam suatu maslaah tertentu. Prosedur merupakan penjelasan yang dibakukan perihal bagaimana elakukan kebijakan tersebut. Kegunaan kebijakan dan prosedur yaitu sebagai sarana komunikasi yang efektif, memberikan pegangan untuk melakukan suatu kegiatan secara uniform, sebagai referensi analisis masa depan, mengurangi kegiatan adminitrasi, mengurangi adanya kegiatan yang tumpang tindih dan mengurangi tugas-tugas pengambilan keputusan.

38-2 Sistematika Kebijakan dan Prosedur

            Agar memudahkan para pemakai, dokumen panduan kebijakan dan prosedur harus disusun secara lengkap dan sistematis mengikuti urutan atau pola sebagai berikut yaitu Kebijakan, Prosedur, Work Flow, Format dan check list, Perintah kerja

38-3 Buku Panduan Operasi Proyek

            Dokumen kebijakan dan prosedur merupakan buku panduan operasi perusahaan. Dalam hubungannya dengan proyek, maka akan berfungsi sebagai  buku panduan operasi proyek.

A.    Kelompok Kegiatan Pemilik Selama Siklus Proyek

1.      Pengkajian Kelayakan

2.      Perencanaan Pendahuluan

3.      Perencanaan Implementasi

4.      Proses menyiapkan perangkat dan pelaksanaan serta memantau dan mengendalikan implementasi.

B.     Kelompok Kegiatan Kontraktor Selama Siklus Proyek

Untuk kontraktor kegiatan utama dapat dikelempokkan sebagai berikut:

1.      Perencanaan awal project initiation dan Launching

2.      Perencanaan Implementasi

3.      Menyusun Program Pengendalian

4.      Pengelolaan Implementasi

5.      Serah terima dan Penutupan Proyek

38-4 Contoh Kebijakan dan Prosedur

A.    Mengkaji Kelayakan Proyek(Pemilik)

Mengkaji kelayakan proyek dilakukan oleh pemilik yang bertujuan

1.      Kebijakan

2.      Prosedur

3.      Arus Kerja

4.      Format

5.      Check List

B.     Strategi dan Perencanaan Implementasi(Pemilik)

Program implementasi untuk strategi dan perencanaan implementasi bgai pemilik

1.      Kebijakan

2.      Prosedur

3.      Arus Kerja

4.      Check List

C.     Project Initiation dan Launching(Kontraktor)

Project Initiation dan Launching adalah kegiatan pelaksanaan (kontraktor) untuk memulai persiapan perencanaan implementasi fisik proyek.

1.      Kebijakan

2.      Prosedur

3.      Arus Kerja

4.      Check List

D.    Kick-Off Internal (Kontraktor)

Project Kick Off internal menandai berakhirnya tahap perencanaan proyek dan selesainya penyusunan rencana implementasi proyek.

1.      Kebijakan

2.      Prosedur

3.      Arus Kerja

4.      Check List

E.     Kick-Off Eksternal(Antara Kontraktor dan Pemilik)

Kickoff meeting dengan pemilik adalah peristiwa yang menandai dimulainya langkah peristiwa yang menandai dimulainya langkah resmi meletakkan dasar komunikasi dan koordinasi antara kontraktor dengan pemilik dalam rangka memperlancar proses kegiatan implementasi

1.      Kebijakan

2.      Prosedur

3.      Arus Kerja

4.      Check List

5.      Hal-hal khusus

38-5 Prosedur Kerja dan Koordinasi

            Untuk perusahaan engineering dan kontruksi umumnya telah memiliki prosedur kerja penanganan proyek seperti prosedur desain-engineering, pengadaan dan konstruksi yang cukup terinci.

39. Sistem Informasi Manajemen Proyek

            Semakin besar dan kompleks lingkup kerja suatu organisasi, semakin dirasakan perlunya system pendukung tersebut agar pengelolaan dapat berlangsung secara efektif dan efisien. Untuk kegiatan proyek, system yang dumaksud harus mampu memroses dan mengkomunikasikan berbagai informasi yang berkaitan dengan perencanaan, pengendalian, dan implementasi di lapangan kepada mereka yang berkepentingan. Sistem Informasi Manajemen teridiri dari perangkat lunak dank eras. Sistem ini digunakan untuk mendukung operasi unit fungsionalitas dalam struktur perusahaan.

39-1 Sistem Manajemen Proyek

Sistem Manajemen Proyek adalah kombinasi personil, kebijakan, prosedur dan system, yang memungkinkan terlaksananya kegiatan-kegiatan merencanakan, mengorganisir, mengarahkan dan mengendalikan biya, jadwal, mutu dan kinerja proyek.

A.    Peranan SIMP(Sistem Informasi Manajemen Proyek) pada Pengelolaan Proyek

Proyek dapat digambarkan sebagai system yang bertujuan menghasilkan output dari input. Output proyek berupa produk atau instakasi. Adapun masukan terdiri dari sumber daya yang berupa tenaga kerja, tenaga ahli, dana, material dan lain-lain.Fungsi system informasi manajemen proyek yaitu membuat manjemen memperoleh gambaran hasil pelaksanaan pekerjaan versus sasaran yang ditentukan.

B.     Siklus Kontrol Proyek dan SIMP

Semua langkah kegiatan dalam siklu control berkaitan erat satu sama lain. Bagian laporan atau analisis mempunyai tugas mengumpulkan dan memroses data dan catatan pelaksanaan pekerjaan jadwal, menjadi keterangan yang tersusun sesuai struktur atau format yang telah ditentukan.

39-2 Komputer

Komputer merupakan alat untuk mewujudkan SIMP agar terwujud dan berfungsi sesuai dengan yang diharapkan.

A.    Penggunaan Komputer untuk Proyek

Komputer sebagai tulang punggung SIMP dan tugas-tugas lain dalam proyek yang bisa dilakukan didalam computer adalah

1.      Mengatur Arsip, Database, dan Administrasi

2.      Menyusun Perkiraan Biaya

3.      Menyusun Perencanaan dan Jadwal

4.      Operasi Keungan dan Akuntansi

5.      Pemantauan dan Pengendalian

6.      Simulasi dan Perhitungan Khusus

B.     Penyajian Informasi

Output dari SIMP digunakan sebagai bahan pengambilan keputusan yang berwenang, sesuai dengan tingkat atau jenjang hierarki di organisasi yang berkaitan dengan proyek. Pada gari besarnya output dibagi menjadi:

a.       Untuk Pimpinan Perusahaan atau Pimpinan Proyek

b.      Untuk Analisis dan Pengkajian

c.       Informasi Bagi Pengawas Lapangan dan Kantor Pusat

39-3 Perangkat Lunak

Dalam pengelolaan proyek, perangkat lunak tersebut dapat digolongkan menjadi beberapa kelompok berikut ini:

a.       Analisis Jaringan Kerja, Menyusun Jadwal, dan Pengelolaan Sumber Daya

b.      “Spreadsheet”, Perkiraan Biaya, dan Akuntansi

c.       Menyusun Laporan dan Membuat Grafik

d.      Database

e.       Perangkat Lunak untuk Analisis dan Perhitungan-perhitungan Khusus

f.       Perangkat Lunak untuk Pengendalian dan Analisis Kinerja

39-4 Penggunaan SIMP Sepanjang Siklus Proyek

Suatu perangkat computer-SIMP yang lengkap akan membantu penyelenggaraan sepanjang siklus proyek sebagai berikut :

A.    Tahap Konseptual

B.     Tahap PP/Definis

C.     Tahap Implementasi Fisik

D.    Engineering Terinci

E.     Pemantauan dan Pengendalian

F.      Administrasi, Personalia, Akuntansi dan Pelaporan

39-5 Pengadaan dan Operasi SIMP

      Mendesain system informasi manajemen untuk proyek tertentu, serta rencana pengadaan dan implementasi atau mengoperasikannya guna mendukung kegiatan operasional proyek dengan memuaskan bukanlah pekerjaan sederhana yang dapat diselesaikan dalam waktu yang singkat, pekerjaan ini harus melalui program yang menyeluruh dan dilaksanakan tingkat demi tingkat.Program diatas mengaitkan unsur subsistem menjadi satu kesatuan yang terpadu dengan tahap sebagai berikut:

1.      Studi dan analisis system yang telah berfungsi

2.      Identifikasi kebutuhan system informasi untuk masa mendatang

3.      Menentukan spesifikasi dan kriteria system informasi yang akan diadakan

4.      Meneliti produk yang tersedia di pasaran serta mengkaji biaya pengadaannya

5.      Menyiapkan prosedur serta uji coba operasi

41. Audit dan Faktor-Faktor Keberhasilan Proyek

41-1  Arti dan Proses Audit

Arti dan Proses audit dapat diuraikan sebagai berikut:

1.      Kegiatan audit terdiri dari langkah-langkah sistematis

2.      Pengkajia dilakukan secara objektif

3.      Diperlukan bahan bukti yaitu fakta yang mendukung

4.      Adanya kriteria sebagai patokan pertimbangan

5.      Adanya kesimpulan yang berupa opini

A.    Langkah Sistematis dengan Urutan yang Logis

1.      Mengidentifikasi Lingkup Kegiatan

2.      Mengidentifikasi dan Menentukan Daerah Permasalahan

3.      Menyiapkan dan Menyusun Laporan

B.     Pengkajian yang Objektif

Agar menghasilkan kajian yang objektif, kegiatan audit dikerjakan oleh pihak yang dianggap bebas yaitu auditor

C.     Bahan Bukti

Tugas yang penting dari kegiatan audit yaitu menggali, mengumpulkan, dan mengkaji bahan bukti. Suatu bahan bukti yang jumlahnya cukup berbobot dan relevan perlu dipersiapkan untuk digunakan sebagai dasar membuat kesimpulan,opini dan usulan dari auditor

D.    Kriteria yang Telah Ditentukan

E.     Kesimpulan dan Opini

41-2 Audit Proyek

            Audit Proyek mempunyai ciri-ciri yang tidak selalu berlaku bagi macam pemeriksaan lain, yaitu:

Ø  Auditor harus independen

Ø  Mempunyai kriteria untuk dipakai sebagai tolak ukur penilaian hasil program

Ø  Menekankan pada hal yang masih berpeluang untuk diadakan perbaikan

41-3 Tahap-Tahap Audit Proyek

            Tahap-tahap dari audit proyek terdiri dari survey pendahuluan, pengkajian system, pengendalian manajemen, pemeriksaan terinci, dan penyusunan laporan

41-4 Aspek-Aspek yang Memerlukan Perhatian

            Di dalam audit proyek perlu juga diperhatikan aspek-aspek ;ain yang berkaitan dengan prestasi proyek. Beberapa aspek yaitu

A.    Organisasi, Otorisasi dan Lain-lain

B.     Perencanaan dan Jadwal

C.     Kemajuan Pelaksanaan Pekerjaan

D.    Mutu Barang dan Pekerjaan

E.     Administrasi, Pembelian dan Jasa

F.      Engineering

G.    Konstruksi

H.    Anggaran, Pendanaan, Akuntansi dan Lain-lain

I.       Perundang-undangan dan Peraturan Pemerintah

41-5 Menyusun Tim dan Melakukan Audit

A.    Tim Audit Proyek

Tim audit yang pimpinan dan anggota-anggotanya harus terdiri dari tenaga-tenaga professional yang memiliki pandangan yang luas dan berpengalaman dibidang audit, tim audit ini juga diharapkan menguasai aspek teknis.

B.     Menggali Fakta dan Informasi

C.     Membuat Laporan

D.    Lampiran dan Data

E.     Presentasi Laporan

F.      Tindak Lanjut

G.    Mencegah Kesalahan yang Sama

41-6 Faktor-Faktor Keberhasilan Proyek

Berikut dibawah ini adalah 10 faktor keberhasilan proyek:

1.      Misi Proyek

2.      Dukungan dari pimpinan teras

3.      Perencanaan Jadwal

4.      Konsultasi dengan pemilik proyek

5.      Personil untuk tim proyek

6.      Kemampuan teknis

7.      Acceptance dari pihak pemilik proyek

8.      Pemantauan, pengendalian, dan umpan balik

9.      Komunikasi

10.  Trouble Shooting